飲み会の日程調整をもっと簡単に！幹事必見の効率的な方法

「来月どこかで飲み会やりたいんだけど、みんないつ空いてる？」

こんなメッセージをLINEグループに投げかけたはいいものの、返信が来たり来なかったり、日程の候補が増えるたびに把握しきれなくなったり――そんな経験はありませんか？

飲み会の幹事を任されると、お店選びや会費の設定だけでなく、参加者全員の予定を合わせる日程調整が大きな負担になります。特に参加人数が多くなるほど、この作業は複雑になっていきます。

この記事では、飲み会の日程調整をスムーズに進めるための方法と、便利な無料ツールを紹介します。

飲み会の日程調整でよくある課題

幹事として飲み会の日程調整を行うとき、多くの人がこんな壁にぶつかります。

LINEグループでメッセージが流れてしまう

LINEグループで「いつが空いてる？」と聞くと、他の話題に埋もれてしまうことがあります。特に人数が多いグループでは、日程の話がどんどんスクロールの彼方に消えていきます。

返信がなかなか来ない

全員から返事をもらうのは至難の業です。忙しい人は通知を見逃すこともあり、一部の人だけが回答して残りの人の予定が分からないまま、調整が滞ってしまいます。

全員の予定を把握しにくい

「月曜ならOK」「水曜以外なら大丈夫」「金曜の夜ならいける」――テキストベースでバラバラに届く回答を整理するのは、想像以上に大変です。誰がいつ空いているのか、最も多くの人が参加できる日はいつなのかを判断するのに時間がかかります。

リマインドが手間

回答していない人に個別にリマインドするのも、幹事にとって精神的な負担です。催促するタイミングや言い方にも気を使いますよね。

飲み会の日程調整方法を比較

飲み会の日程調整にはいくつかの方法があります。それぞれのメリット・デメリットを比べてみましょう。

方法	メリット	デメリット
LINEグループ	全員がすでに参加している	メッセージが流れやすく回答を集約しにくい
メール	丁寧な印象を与える	返信率が低く、集計が手作業
Googleフォーム	柔軟なアンケート作成が可能	日程調整に特化していない、作成に手間がかかる
日程調整ツール	回答を一覧表で一括管理、集計が自動	ツールの選定が必要

最もスムーズに飲み会の日程調整を進めるなら、専用の日程調整ツールを使う方法がおすすめです。候補日を設定してURLを共有するだけで、全員の回答が一覧表にまとまります。

TimeDockで飲み会の日程調整を効率化する手順

TimeDockは、URLを共有するだけで日程調整ができる無料のWebサービスです。アプリのインストールもアカウント登録も不要で、すぐに使い始められます。

飲み会の日程調整をTimeDockで行う手順はとてもシンプルです。

ステップ1：候補日を選んでイベントを作成する

イベント作成ページにアクセスし、イベント名（例：「〇〇チーム忘年会」）を入力します。カレンダーから候補日を選ぶだけで、日程調整用のURLが自動で発行されます。

候補日は複数選べるので、「この週のどこかで」という場合は、月曜〜金曜をまとめて候補にすることも可能です。

ステップ2：URLをメンバーに共有する

発行されたURLをLINEグループやメール、Slackなど、普段使っているツールで共有します。受け取ったメンバーはリンクを開くだけで回答できるので、アプリのインストールや会員登録は一切不要です。

ステップ3：回答を一覧で確認する

全員の回答が一覧表で自動集計されます。各日程の参加可能人数がひと目で分かるので、最も多くの人が参加できる日を迷わず選べます。

飲み会の日程調整を成功させるコツ

日程調整ツールを使うだけでなく、いくつかのコツを押さえることで、さらにスムーズに日程を確定できます。

候補日は3〜5日に絞る

候補日が多すぎると回答する側も迷ってしまいます。あらかじめ3〜5日に絞っておくと、回答率が上がりやすくなります。

回答期限を設ける

「〇月〇日までに回答してください」と明記することで、ズルズルと回答が遅れるのを防げます。1週間程度が適切な期限です。

早めにリマインドする

期限の1〜2日前に一度リマインドメッセージを送ると、回答忘れを防げます。日程調整ツールのURLを再度共有するだけなので手間もかかりません。

「未定」も回答してもらう

参加できるか分からない場合にも「△（未定）」で回答してもらうようにすると、未回答と区別でき、全体の状況が把握しやすくなります。TimeDockでは、○・△・×などの回答記号をカスタマイズできるので、飲み会の調整にぴったりです。

こんな飲み会にも使える

TimeDockは、さまざまなタイプの飲み会の日程調整に活用できます。

• 忘年会の日程調整 — 年末の忙しい時期だからこそ、早めに候補日を出して効率的に調整
• 新年会の日程調整 — 年明けのスケジュールが固まる前に素早く日程を確定
• 歓迎会・送別会の日程調整 — 主役のスケジュールを最優先にしながら、メンバーの予定を合わせる
• 同窓会の日程調整 — 普段連絡を取らないメンバーにもURLを送るだけで回答してもらえる
• 部署・チームの懇親会 — 定期的な飲み会の日程をスムーズに決定
• 合コン・食事会 — 少人数でもツールを使えば気軽に日程を調整

まとめ

飲み会の日程調整は、幹事にとって最も手間のかかる作業のひとつです。LINEやメールでの調整は手軽な反面、回答の集約や全員の予定の把握に苦労しがちです。

TimeDockを使えば、候補日を設定してURLを共有するだけで、全員の回答が自動的に一覧表にまとまります。アプリのインストールもアカウント登録も不要で、誰でもすぐに回答できます。

次の飲み会の幹事を任されたら、ぜひTimeDockで日程調整を試してみてください。幹事の負担が大幅に軽くなるはずです。